Datenverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Gegenstand und Zweck
Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch AfriLingua Intelligence als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Auftraggebers als Verantwortlicher. Zweck und Umfang der Verarbeitung ergeben sich aus der jeweiligen Beauftragung und dem Sicheren Portal.
Rollen nach DSGVO
Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. AfriLingua Intelligence ist Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers.
Weisungsgebundenheit
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, soweit nicht eine rechtliche Verpflichtung nach dem Recht der EU oder eines EU-Mitgliedstaats eine anderweitige Verarbeitung vorschreibt. Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber, soweit eine Weisung gegen Datenschutzbestimmungen verstößt.
Art und Umfang der Verarbeitung
Verarbeitet werden insbesondere Angaben zu Fallreferenz, behördlichen Kontaktdaten, Quell- und Zieldokumenten sowie Quellaudio zur Dialektidentifikation. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union, soweit nicht ausdrücklich anderweitig vereinbart.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragsverarbeiter trifft gemäß Art. 32 DSGVO angemessene Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme. Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugangsbeschränkung, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Protokollierung.
Unterauftragsverhältnisse
Der Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter (insbesondere Hosting- und Speicherdienstleister) bedarf der vorherigen gesonderten oder allgemeinen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragsverarbeiter schließt mit Subunternehmern eine diesem AVV entsprechende Vereinbarung.
Verschwiegenheitspflicht
Alle beim Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung betrauten Personen sind vor Aufnahme der Tätigkeit zur Verschwiegenheit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 DSGVO). Die berufliche Schweigepflicht der vereidigten Übersetzer bleibt unberührt.
Unterstützung der Rechenschaftspflicht
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO, insbesondere durch Bereitstellung der Dokumentation über die Verarbeitungsvorgänge und der technisch-organisatorischen Maßnahmen.
Rechte der betroffenen Personen
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO, soweit sich diese auf die vertragsgegenständliche Verarbeitung beziehen.
Meldepflicht bei Verletzungen
Stellt der Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten fest, meldet er diese unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, an den Auftraggeber und unterstützt bei der Einhaltung der Meldepflichten nach Art. 33, 34 DSGVO.
Löschung und Rückgabe
Nach Abschluss der Leistung und auf Weisung des Auftraggebers löscht oder gibt der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten zurück, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. nach HGB, AO oder für gerichtliche Verfahren) entgegensteht. Die Löschung wird dokumentiert.
Kontrollrechte und Audits
Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorgaben dieser Vereinbarung durch Audits oder Inspektionen zu kontrollieren. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber bei der Durchführung angemessener Kontrollen.
Laufzeit und Beendigung
Diese Vereinbarung gilt für die Laufzeit der zugrundeliegenden Beauftragung. Mit Beendigung der Verarbeitung erfolgt die Rückgabe oder Löschung der Daten gemäß dieser Vereinbarung.